Starptautisku dokumentu sagatavošana un terminoloģijas saskaņošana

Mūsdienu uzņēmējdarbības vidē sadarbība starp dažādu valstu uzņēmumiem ir ikdiena. Tas nozīmē, ka dokumentu sagatavošanā rodas jautājums par piemērojamo valodu un formātu. Meklējot atbildi uz šo jautājumu ir jānošauj “divi zaķi ar vienu šāvienu”, proti, pirmkārt, jāizvēlas valoda, kas visām darījuma pusēm ir saprotama un, otrkārt, jāizpilda normatīvo aktu prasības, lai dokuments būtu spēkā visās valstīs, kurās tas ir piemērojams.

Dokumentu valodas izvēle starptautiskā uzņēmējdarbībā

Biznesa vidē angļu valoda tiek uzskatīta par lingua franca starptautiskos darījumos un tiek piemērota visbiežāk. Tomēr, pirms sagatavot dokumentu tikai angļu valodā vai kādā citā valodā, jāizvērtē un jāpārliecinās par normatīvo aktu prasībām valstīs, kurās šis dokuments tiks izmantots. Dažkārt dokumenta valodas prasība ir noteikta likumā un dokumenta sagatavošana citā valodā, var radīt sagatavotā dokumenta spēkā esamības trūkumus. Saskaņā ar Zemesgrāmatu likuma 67. pantu dokumentiem, kas iesniedzami rajona (pilsētas) tiesā, jābūt valsts valodā. Tas nozīmē, ka līgumi, uz kuru pamata tiek veikts ieraksts zemesgrāmatā par nekustamajiem īpašumiem Latvijas teritorijā, piemēram, pirkuma līgumi, jāgatavo latviešu valodā. Līgums citā valodā ar tam pievienotu notariālu tulkojumu nav pietiekams. Izņēmums ir 66. pantā minētie ārvalstīs sastādītie dokumenti un mājas kārtībā taisītie testamenta dokumenti, kuriem jāpievieno notāra apstiprināts tulkojums latviešu valodā..

Praksē, ja puse nepārvalda latviešu valodu, optimāls risinājums ir līguma sagatavošana divās paralēlās slejās – latviešu valodā un pušu izvēlētajā valodā, nosakot, ka noteicošais teksts ir latviešu valodā. Tas nodrošina gan likuma prasību, gan pušu izpratni par līguma saturu.

Vēl viens uzskatāms piemērs ir darba līgums. Saskaņā ar Darba likuma 40. panta desmito daļu darba līgums jāslēdz latviešu valodā. Ja darbinieks nepārvalda latviešu valodu, darba devējs sastāda līgumu latviešu valodā un rakstiski informē darbinieku par līguma saturu darbiniekam saprotamā valodā. Praksē tas nozīmē, ka līgumam latviešu valodā tiek pievienots tulkojums darbiniekam saprotamā valodā, pat ja tas darba devējam rada papildu izmaksas.

Svarīgs aspekts starptautiskā uzņēmējdarbībā dokumentu sagatavošanā ir sagatavojamiem dokumentiem, kuri iesniedzami valsts vai pašvaldību iestādēs. Saskaņā ar Valsts valodas likuma 10. pantu Latvijā valsts, pašvaldības un tiesu iestādēm dokumenti iesniedzami latviešu valodā, dokumentiem svešvalodā ir jāpievieno MK Noteikumu Nr. 291​ noteiktā kārtībā apliecināts notariāls tulkojums latviešu valodā. Tas nozīmē, ka, piemēram, Uzņēmumu Reģistrā, reģistrējot izmaiņas komercsabiedrībā, vai tiesā iesniedzot prasības pieteikumu par parāda piedziņu un iesniedzot prasību pamatojošos dokumentus, šiem dokumentiem ir jābūt sagatavotiem latviešu valodā vai tiem jābūt iztulkotiem latviešu valodā un tulkojumam jābūt notariāli apstiprinātam. 

Notariāli apstiprināta tulkojuma sagatavošana saistās ar papildus izmaksām un papildus laika ieguldījumu to sagatavošanā. Tāpēc veidojot dokumentus, ieteicams kā šaha spēlē pārdomāt dažus soļus uz priekšu un jau sākotnēji dokumentus, kurus ir paredzēts iesniegt valsts, pašvaldības iestādu.tml. jau sākotnēji veidot bilingvālu, lai bez tulkojuma sagatavošanas formalitātēm un papildus izmaksām tos varētu sniegt attiecīgajā tiesā. 

Secīgi, dokumentus parastās komercdarbības ietvaros, kuriem normatīvais regulējums neparedz noteiktu valodu, var un drīkst veidot jebkurā valodā. Starptautisku dokumentu sagatavošanas praksē izplatītākā ir angļu valoda. Tomēr pirms dokumentu sagatavošanas ir jāpārliecinās, ka nepastāv prasības, ka noteikta veida dokuments ir gatavojams noteiktā valodā.

Skatoties pēc dokumenta satura un mērķa ir ieteicams jau sākotnēji apsvērt opciju sagatavot dokumentu izvēlētā valodā un valsts valodā, lai nākotnē ietaupītu laiku un mazinātu izmaksas attiecībā uz dokumentu tulkojumu sagatavošanu un to notariālu apliecinājumu.

Terminoloģijas saskaņošana

Neatkarīgi no tā, vai dokuments tiek sagatavots vienā vai vairākās valodās, starptautiskajos dokumentos terminoloģijas precizitāte ir īpaši svarīga. Tas skaidrojams ar atšķirīgām terminu interpretācijām dažādās tiesību sistēmās.

Uzskatāms piemērs ir šķietami pašsaprotamais force majeure jēdziens, kas dažādās valstīs tiek traktēts un regulēts atšķirīgi.

Latvijas tiesību sistēmā nepārvaramas varas apstākļi atbrīvo no atbildības par līguma nepildīšanu^​. Ne​​jaušība, tostarp nepārvarama vara, ir vainas pretstats, kas, savukārt, ir obligāts civiltiesiskās atbildības priekšnoteikums gan līgumu, gan deliktu tiesībās. Nepastāvot parādnieka vainai, nav pamata piemērot atbildību. Izņēmums var rasties, ja līgumā parādnieks uzņēmies nejaušības risku saskaņā ar Civillikuma 1774. pantu.

Savukārt, anglosakšu tiesību sistēmā force majeure ir līguma noteikums (contract clause – ang.), kas atbrīvo no atbildības , ja izpildi liedz ārkārtējs notikums un ja šāds atbrīvojums ir iekļauts un paredzēts noslēgtajā līgumā.

Papildus puses var līgumos iekļaut atsauci uz jau pastāvošiem un starptautiski pieņemtiem standartiem, kā piemēram vienoties par piegādes noteikumiem, piemērojot Incoterms 2020, paredzēt klauzulu līguma interpretācijā piemērot starptautisko komerctiesību “labo praksi” saskaņā ar UNIDROIT principiem, neizslēgt CISG piemērošanu starptautiskā mērogā, ja valstis tai ir pievienojušās u.tml.

Apskatītā pieeja nodrošina pusēm vienotu izpratni par dokumenta saturu.

Starptautisko dokumentu sagatavošana: atbilstība Latvijas un partneru valstu prasībām

Sagatavojot starptautiskus dokumentus, būtiski ņemt vērā katras valsts normatīvo regulējumu, kurā dokuments tiks izmantots. Līgumtiesībās ieteicams vienoties par piemērojamo likumu un tiesu, lai jau sākotnēji definētu, kuras valsts regulējums attieksies uz līgumu un strīdu izšķiršanu, nodrošinot tā spēkā esamību abās valstīs, pat ja formāli neatbilst otras valsts normām. Piemēram, noslēdzot līgumu par nekustamā īpašuma iegādi, Civillikuma 1483. panta trešā daļa paredz, ka šādam līgumam jābūt rakstiskā formā. Savukārt Vācijas Civillikuma (Bürgerliches Gesetzbuch – vāc.) 311b panta 1. daļas 1. teikums nosaka, ka šādiem līgumiem nepieciešama notariāla akta forma. Šādā situācijā jāizvērtē, kuras valsts tiesību normas piemērot. Ja, piemēram, Vācijas investors iegādājas nekustamo īpašumu Latvijā, līgums jānoformē saskaņā ar Latvijas tiesību aktiem. Pēc īpašuma tiesību reģistrācijas zemesgrāmatā šāds līgums var tikt iesniegts arī Vācijas nodokļu iestādē (Finanzamt – vāc.) kā darījuma pierādījums, secīgi nav jāpiemēro līguma notariāla akta forma tikai tāpēc, ka viena līguma puse ir Vācijas rezidents.

Secināms, ka ne visiem starptautiskajiem dokumentiem jāatbilst abu valstu prasībām, taču līgumos jāatrunā piemērojamais likums un strīdu izšķiršanas tiesa. Tomēr, ja nepieciešams ievērot vairāku valstu normas, sagatavošanā ieteicams iesaistīt speciālistus ar atbilstošām zināšanām.

Dokumentu formāti starptautiskā vidē

Eiropas Savienībā (turpmāk – ES) kopš 2014. gada spēkā ir Regula (ES) Nr. 910/2014, kas ievieš vienotu sistēmu elektroniskai identifikācijai un uzticamības pakalpojumiem, nodrošinot kvalificēto elektronisko parakstu juridisko atzīšanu visā ES. ASV elektroniskos parakstus regulē ESIGN Act un UETA , kas atzīst elektroniskus parakstus, bet tiem nav identiskas prasības kā ES. Tāpēc pirms darījuma jāvienojas par paraksta formu. Ieteicams darījuma sagatavošanas stadijā saņemt partnera e-paraksta paraugu, pārbaudīt tā drošību un pārliecināties, vai tas ir derīgs nepieciešamo dokumentu parakstīšanai un parakstītājs no paraksta ir identificējams. Jāpiebilst, ka vietne www.eparaksts.lv neatpazīst visus parakstus, tāpēc ieteicams parakstu pārbaudīt Eiropas Savienības nodrošinātajā elektronisko parakstu pārbaudes vietnē.

Vēl viens aspekts, kas var raisīt papildus jautājumus ir paša elektroniskā dokumenta formāts. Latvijā plaši tiek izmantots .edoc formāts, taču šāds formāts var radīs sarežģījumu tā izmantošanai citviet ES. Uzskatāms piemērs ir Latvijas izpildu dokumentu iesniegšana Austrijā. Latvijas tiesa sagatavoja dokumentus .edoc formātā, kas Austrijas digitālā platformā netika atpazīts, bet .pdf formātā elektroniski parakstītus dokumentus tiesa neveidoja. Kā risinājums tika izmantots papīra formāts, un dokumenti tika nosūtīti Austrijas tiesai pa pastu. Līdzīgi praksē bieži sastopama problēma ar Latvijas e-apostille: citās valstīs, piemēram, Vācijā, tiek prasīts tradicionālais apostille, tāpēc jārēķinās ar ilgāku komunikāciju, skaidrojot, ka Latvijā pieejams tikai e-apostille formāts.

Runājot par e-dokumentiem, jāpiemin arī e-rēķini. Katras ES dalībvalsts likumos ir noteikts, kā tie jāievieš un jāizmanto. Latvijā no 2028. gada 1. janvāra B2B darījumos būs obligāti jāizsniedz strukturēti e-rēķini un jāiesniedz tie VID . Latvijā e-rēķinu datnes tiek veidotas XML formātā, kas atbilst nacionālajam standartam un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. 

Eiropas standarts EN 16931 nosaka obligāto informāciju e-rēķinā, kalpojot kā kopīgs pamats visām valstīm. PEPPOL BIS Billing 3.0 balstās uz šo standartu, nodrošinot savietojamību starp valstīm.

Neskatoties uz šīm ES standartizācijas iniciatīvām, praksē pastāv tehniskas un juridiskas atšķirības, piemēram, formātu pielāgojumi un datu apmaiņas sistēmas. Piemēram, Itālija izmanto savu nacionālo FatturaPA formātu , kas tikai daļēji atbilst EN 16931, tāpēc pārrobežu darījumos bieži nepieciešami papildu tehniski pielāgojumi, kas savukārt ietekmē pārrobežu darījumu efektivitāti.

​Secināms, ka starptautiskajos darījumos dokumentu un e-parakstu lietošanā jāņem vērā valstu atšķirīgi regulējumi, e-parakstu standarti un dokumentu formāti. E-rēķinu izmantošanā starptautiskos darījumos būtiski iepazīties ar katras valsts prasībām un pārbaudīt vai prasības ir izpildāmas.​